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  • Importância da organização de documentos


    Quando uma empresa está no início, sempre tem vários papeis para organizar, como documentos, registros, contas, entre outras coisas. E se você não ordenar tudo, você pode acabar perdendo o controle.


    Por isso, toda empresa deve saber lidar com uma gestão de documentos para organizar seu negócio. Assim, como o mundo passa constantemente por uma transformação digital, a maneira de realizar a gestão de documentos também está cada vez mais moderna.


    A gestão de documentos é fundamental para garantir que todas as informações necessárias para o seu negócio sejam acessadas com mais agilidade. Com ela, você também consegue criar diversos processos para controlar a documentação da empresa de forma correta.


    Esse tipo de gerenciamento é um processo relevante em qualquer companhia, pois através dele estão ligadas outras atividades.


    Você não sabe como colocar em prática a organização de documentos ou se isso poderá ajudar realmente no seu negócio? Continue a leitura, então, porque contaremos todos os detalhes sobre esse assunto.


    Organização de documentos: o que é?


    Organização ou gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos direcionados para conseguir maior eficácia, organização e agilidade na hora de usar alguma informação, tanto físicas quanto digitais.


    Administrar documentos não é apenas arquivar papeis em gavetas ou na nuvem. É necessário também criar padrões e ajustar regras para realizá-los.


    Para que isso ocorra, é importante controlar a sua demanda conforme o valor de cada documento. Os arquivos que você sempre acessa, por exemplo, devem ser arquivados com facilidade para que você os localize com agilidade. Já os documentos que você não utiliza tanto, podem ser colocados em outro local.


    Exemplos de documentos que precisam ser arquivados e gerenciados de maneira correta:


    - Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;


    - Contas de internet, água, luz, telefone;


    - Orçamentos e previsões orçamentárias;


    - Procedimentos da empresa;


    - Documentos trabalhistas de funcionários.


    Além deles, existem também diversos outros virtuais que todo empresário precisa guardar, como conteúdos de divulgação e comunicação, e-mails de clientes, funcionários, entre outros.


    Por que você deve incluir a organização de documentos na sua empresa?


    A organização de documentos na empresa facilita, e muito, o dia a dia do profissional. Ela organiza desde a entrada da documentação, via protocolos de recebimento à organização em pastas por cliente e assunto, até a retirada destes documentos. É assim que os funcionários terão a informação mais organizada e rápida para tomar alguma decisão.


    Com essa gestão de documentos, você consegue:


    - Controlar e melhorar a produtividade dos funcionários, já que eles podem fazer as atividades diárias com mais agilidade;


    - Otimizar o espaço que atualmente arquiva seus documentos;


    - Melhorar a gestão financeira do seu negócio, reduzindo custos;


    - Identificar com mais prontidão e descartar documentos antigos.


    Vale a pena investir na organização documental?


    O retorno mais importante que você pode ter nesse investimento está na segurança da informação e na agilidade com que são localizados e compartilhados com os clientes e funcionários.


    Depois dos vários avanços da tecnologia, os custos com organização e armazenamento das informações diminuíram muito. Há pouco tempo, jamais daria para uma empresa arcar com custos altos de servidores locais e acessórios para a informação segura.


    Como vimos, é essencial a organização de documentos em uma empresa. Assim, suas atividades diárias ficam muito mais práticas e, cada vez mais, você atinge resultados positivos.


    Está precisando de ajuda nessa parte? Entre em contato conosco! Temos profissionais especialistas no assunto, podendo ajudar no crescimento da sua empresa.







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